Cómo revisar una nómina y sus deducciones en España

Identifique periodo y partes

La nómina debe identificar empresa legal, trabajador, cuenta de cotización o datos identificativos, número de Seguridad Social, grupo profesional o de cotización, periodo liquidado y días pagados. Compárelos primero con contrato, alta y trabajo real. Una empresa, grupo, días o coeficiente parcial erróneos pueden distorsionar las líneas posteriores.

El modelo oficial de nómina separa devengos, deducciones, bases y líquido a percibir. Los devengos salariales suelen incluir salario base, complementos de convenio o puesto, antigüedad, nocturnidad, turnos, horas extra, primas, comisión, prorrata de pagas y salario en especie. Los conceptos no salariales pueden incluir gastos o indemnizaciones debidamente acreditados. La etiqueta no decide si el pago remunera realmente trabajo.

Siga del bruto al neto

El total devengado es el bruto del periodo. Las deducciones incluyen después cuotas de Seguridad Social del trabajador, retención IRPF, anticipos autorizados, efectos de valoración en especie, embargo u otros conceptos legales. El neto es bruto menos deducciones. Compárelo con el abono bancario y fecha. La cotización total de la empresa se muestra por transparencia y no es otra cantidad restada al neto.

Las bases pueden incluir remuneración y pagas prorrateadas conforme a Seguridad Social y diferir del efectivo cobrado ese mes. Las bases de contingencias comunes, profesionales o desempleo, horas extra e IRPF sirven cálculos distintos. La retribución en especie tributable puede elevar bruto y retención sin aumentar efectivo. Los reintegros genuinos de gastos necesitan prueba y tratamiento correcto.

Entienda 12 y 14 pagas

Muchos trabajadores devengan dos pagas extra. Un convenio puede permitir prorratearlas en doce nóminas o exigir meses separados. Compare el bruto anual garantizado, no una mensualidad ordinaria. La nómina debe mostrar prorrata de pagas extraordinarias en bases incluso si las pagas se entregan separadas.

Use el modelo oficial como mapa y compruebe cada importe frente al Estatuto, convenio REGCON vigente, reglas anuales de cotización e impuestos, contrato, horas y pago real.

Determinar el salario fijado por contrato

Identifica el convenio colectivo aplicable según la actividad de la empresa, el ámbito territorial y, si existe, el convenio de empresa. Después, encuadra las funciones que realmente se desempeñan en el grupo profesional correcto. Consulta la tabla salarial vigente, la jornada anual, los complementos y las reglas sobre pagas extraordinarias, y contrasta el resultado con el mínimo estatal. En un contrato a tiempo parcial, el salario base y los conceptos vinculados al tiempo solo se reducen en proporción a la jornada legalmente contratada y efectivamente realizada; los derechos protegidos no pueden recortarse por el mero hecho de trabajar a tiempo parcial.

Los contratos temporales, fijos discontinuos, formativos o de puesta a disposición mediante ETT pueden modificar el tipo de cotización por desempleo, los periodos de inactividad o determinadas reglas salariales, pero la persona trabajadora sigue teniendo derecho a una nómina correcta. Estudiantes, migrantes, ciudadanos de la UE y familiares se rigen por el mismo sistema de nóminas cuando trabajan por cuenta ajena; la autorización de extranjería no permite pagar un salario inferior. Las facturas de autónomos quedan fuera de la nómina laboral, salvo que la relación sea en realidad un caso de falso autónomo.

Comprobar los datos de cotización y tributación

El grupo de cotización, el tipo de contrato, las bases mínima y máxima, las horas extraordinarias, las exclusiones y los regímenes especiales influyen en la Seguridad Social. La retribución en especie, los productos de comida o transporte, los reembolsos de viaje y las indemnizaciones por despido exigen analizar por separado su tratamiento fiscal y de cotización; no puede darse por hecho que todo esté exento.

La retención de IRPF es un pago a cuenta calculado a partir de los rendimientos del trabajo anuales previstos y de las circunstancias comunicadas. La residencia fiscal se determina conforme a la normativa interna y, en su caso, al convenio de doble imposición, no únicamente por la tarjeta de residencia. Si hay varios empleadores o cambios de empresa, cada pagador retiene con la información que conoce, lo que puede producir un resultado distinto en la declaración anual. Una retención baja no es salario adicional.

El modelo 145 sirve para comunicar al pagador determinadas circunstancias personales y familiares. El trámite de la Agencia Tributaria aclara que se entrega al pagador y no se presenta allí por vía electrónica. La persona trabajadora puede no facilitar datos opcionales y asumir una retención posiblemente mayor, pero nunca debe declarar circunstancias falsas.

Revisar con cuidado las demás deducciones

Un embargo salarial legítimo requiere una orden oficial y debe respetar los límites de salario inembargable. Las cuotas sindicales, anticipos, préstamos, alojamiento, material o supuestos daños no pueden descontarse simplemente porque sea posible añadir una línea a la nómina. Solicita el título que autoriza el descuento, el cálculo, la cuantía protegida y el saldo pendiente. Ante una duda, contrasta la cotización con la Seguridad Social; la retención, con el pagador o la Agencia Tributaria; el salario de convenio, con la representación de los trabajadores o un sindicato; y cualquier ejecución, con asesoramiento laboral cualificado.

Conservar los documentos de origen

Guarda el contrato completo y sus anexos, el convenio y la tabla salarial vigentes, el alta en la Seguridad Social, el grupo profesional, los horarios, los registros diarios de jornada, los permisos, las autorizaciones de horas extraordinarias, las condiciones de los incentivos, los gastos, los acuerdos de trabajo a distancia y cualquier modificación. Conserva cada mes la nómina electrónica original, el abono bancario y, si hubo pagos en efectivo, las pruebas disponibles. Al terminar el año, solicita al pagador el certificado de retenciones y contrástalo con los acumulados de las nóminas y los datos fiscales.

Archiva la versión firmada del modelo 145, la fecha en que se entregó a nóminas y las modificaciones posteriores. No envíes documentación familiar íntima que no exijan el propio formulario o la normativa laboral. Conserva las órdenes de embargo, los acuerdos de préstamo o anticipo, la autorización sindical y los justificantes de gastos que respalden deducciones poco habituales o conceptos extrasalariales. Pide una explicación de la empresa para cada ajuste retroactivo y vincula el mes original con el rectificado, en lugar de sustituir el primer documento.

Contrastar los datos independientes de la Seguridad Social

Utiliza el informe de vida laboral de Importass para comprobar empresa, régimen, altas, bajas y días. Puede descargarse en cualquier momento y permite solicitar rectificaciones. Después, consulta el informe de bases de cotización y compara las bases mensuales declaradas por la empresa con las nóminas.

Una vida laboral correcta no demuestra que la base o las horas sean correctas. El informe de bases tampoco prueba que el ingreso llegara a la cuenta bancaria. Examina ambos junto con las nóminas y las pruebas del trabajo realmente realizado.

Recuperar los justificantes que faltan

Solicita por escrito a nóminas los recibos ausentes o corregidos y el detalle de los cálculos. Si el concepto de una transferencia no está claro, consigue los extractos bancarios. Ante un pago en efectivo, anota importe, fecha, pagador, mensajes y testigos. Conserva los datos contractuales del SEPE, los datos fiscales y las comunicaciones de la empresa como pruebas complementarias, sin considerar que un solo sistema es concluyente. Descarga todo el historial de nóminas antes de que el portal de la empresa se cierre al finalizar la relación laboral.

Concilia nombres, número de la Seguridad Social, identidad de la empresa, periodo, días, grupo, horas, salario anual, bases, retenciones y líquido. Prepara una hoja de cálculo mes a mes y un índice de pruebas. Conserva los originales, entrega copias, oculta los datos personales ajenos al asunto y exige un justificante al presentar rectificaciones o reclamaciones formales.

Auditar la nómina siempre en el mismo orden

1. Identificar el periodo y la empresa. Confirma las fechas de liquidación, los días pagados, la entidad jurídica, el alta y el contrato.

2. Comprobar el grupo y el convenio. Contrasta las funciones reales con el convenio registrado y la tabla salarial. Anota salario base, complementos, jornada anual y número de pagas.

3. Reconstruir el tiempo trabajado. Compara horas ordinarias y extraordinarias, noches, festivos, permisos, incapacidad y gastos con los horarios y registros.

4. Clasificar cada devengo. Distingue salario, concepto extrasalarial, retribución en especie, prorrata de pagas extraordinarias, incentivo y gasto. No pases directamente al líquido.

5. Revisar cada deducción. Aplica el tipo de cotización de la persona trabajadora a su base correspondiente, examina el IRPF y exige el fundamento de cualquier anticipo, embargo u otro descuento.

6. Conciliar el banco. El líquido debe coincidir con el ingreso o con varios pagos parciales debidamente documentados. Registra por separado los retrasos y el efectivo.

7. Comparar registros independientes. Descarga la vida laboral y las bases de cotización de Importass. Comprueba mes a mes empresa, fechas, coeficiente del contrato y bases.

8. Actualizar los datos fiscales personales. Entrega al pagador un modelo 145 actualizado cuando cambien circunstancias relevantes. Pide a nóminas que confirme desde qué mes se aplica. La modificación afecta a la retención, no a las reglas que determinan el impuesto definitivo.

9. Plantear la incidencia por escrito a nóminas. Adjunta una tabla breve con el importe actual, el correcto, la norma, las pruebas, la diferencia bruta y las rectificaciones solicitadas en nómina, banco, cotización y certificados. Pide una nómina corregida. Señala si el mismo error aparece en periodos anteriores para evitar que solo se repare el último mes.

10. Reclamar la diferencia que siga pendiente. Según el problema, acude a la representación de los trabajadores o al sindicato, solicita una rectificación a la Seguridad Social, consulta a la Agencia Tributaria o recurre a la Inspección de Trabajo y al trámite de conciliación o al juzgado de lo social. Conserva el justificante de la reclamación y controla el plazo.

Después de una rectificación, comprueba la nueva nómina, la transferencia, la base de cotización, el certificado de retenciones y los datos fiscales; no te limites a aceptar una promesa por correo. Al terminar el empleo, revisa salario final, pagas extraordinarias, vacaciones, gastos e importes de extinción. Comunica el cambio a los organismos de prestaciones o extranjería únicamente cuando el ingreso o la situación laboral corregidos puedan influir en su decisión.

Aplicar los tipos de 2026 a la base correcta

La tabla oficial del Régimen General para 2026 recoge como aportaciones ordinarias de la persona trabajadora un 4,70 % por contingencias comunes, un 0,15 % por el mecanismo de equidad intergeneracional y un 0,10 % por formación profesional. La aportación por desempleo de la persona trabajadora es, con carácter general, del 1,55 % en la modalidad indefinida indicada y del 1,60 % en los contratos ordinarios de duración determinada. Las horas extraordinarias tienen tipos adicionales específicos.

Las cotizaciones por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y al FOGASA corresponden exclusivamente a la empresa. Pueden figurar en el apartado de coste empresarial, pero no deben descontarse del líquido de la persona trabajadora. Estos datos, vigentes en agosto de 2026, son anuales y propios de un régimen concreto. Para el periodo real deben comprobarse bases, mínimos, máximos, contratos especiales y exclusiones.

Separar la retención fiscal

La retención de IRPF depende de la retribución prevista, el contrato y los datos personales comunicados al pagador. Es un pago a cuenta del impuesto anual definitivo. La residencia fiscal, la existencia de varios pagadores, otros ingresos, las deducciones y los convenios fiscales pueden dar lugar a una devolución o un pago en la declaración anual. La empresa debe facilitar un certificado anual de retenciones. Una calculadora de salario neto solo ofrece una estimación.

La retribución en especie puede elevar la remuneración sujeta a impuestos. Los gastos reales de viaje o trabajo debidamente acreditados pueden tener un tratamiento diferente. Las pagas extraordinarias pueden abonarse por separado o prorratearse, pero siguen formando parte del bruto anual y de los cálculos de cotización. Las indemnizaciones se someten a reglas fiscales y de cotización específicas; no des por hecho que todo importe del finiquito está exento.

Valorar el coste de corregir y asesorarse

La gestión con nóminas, los informes de Importass, la rectificación ante la Seguridad Social, la información de la Agencia Tributaria y la denuncia ante la Inspección son gratuitas. Puede haber costes por afiliación sindical, graduado social o abogado, asesor fiscal, traducción, cálculo pericial, desplazamientos y pruebas judiciales. Solicita por escrito el alcance del servicio y los honorarios. Desconfía de empresas que prometen una devolución garantizada a cambio de un porcentaje sin identificar el fundamento jurídico ni explicar el acceso a tus datos.

Calcula tres niveles: el salario bruto contractual debido, las deducciones legales de la persona trabajadora y el impuesto anual definitivo. Después, compáralos con la nómina real y el ingreso bancario. Así, una discrepancia sobre la retención no oculta un salario impagado y una modificación correcta del IRPF no se confunde con una bajada de sueldo.

Mantener un ciclo de control mensual

En cada fecha de pago, guarda la nómina y el abono bancario, compara días, horas, devengos y deducciones, y anota de inmediato cualquier diferencia. La comunicación de cotizaciones sigue el ciclo mensual de la empresa con la Seguridad Social, por lo que conviene volver a consultar Importass cuando los datos estén disponibles, sin esperar que aparezcan el mismo día. Pregunta a nóminas la fecha de rectificación y comprueba más adelante la base modificada.

Los meses de paga extraordinaria, el prorrateo y los plazos de incentivos se determinan por la ley, el convenio y el contrato. Apúntalos por separado de los salarios ordinarios. Entrega datos actualizados mediante el modelo 145 cuando cambie una circunstancia relevante y conserva el justificante. Un empleo nuevo, un segundo pagador, una subida salarial, un cambio de jornada parcial, una variación familiar o una cuestión de residencia fiscal pueden modificar las futuras retenciones y el impuesto anual definitivo.

Cerrar el año natural

Suma el bruto acumulado, las cotizaciones y el IRPF de todas las empresas. Obtén el certificado anual de cada pagador y compáralo con los datos de la Agencia Tributaria antes de presentar la declaración. Las fechas de la campaña de la renta cambian cada año. Si se corrige una nómina después del cierre del ejercicio, puede ser necesario rectificar también el certificado, la cotización y la información fiscal. No modifiques en silencio las hojas de cálculo anteriores: conserva sus versiones.

Proteger los cambios de empleo y los plazos de reclamación

Al finalizar la relación laboral, obtén la última nómina, el cálculo del finiquito, el ingreso bancario, el certificado de empresa, una vida laboral actualizada y, más adelante, las bases de cotización. Comprueba por separado salario, pagas extraordinarias, vacaciones no disfrutadas, gastos e importes de extinción. Inscríbete como demandante de empleo y solicita las prestaciones dentro de sus respectivos plazos. Cambiar de trabajo o marcharse no elimina una reclamación salarial existente.

El Estatuto de los Trabajadores establece un plazo de prescripción específico para las reclamaciones salariales, que normalmente comienza cuando cada cantidad pudo exigirse. Las acciones por despido y otras materias pueden tener plazos mucho más breves. Una queja escrita a nóminas, una denuncia ante la Inspección o una promesa de corregir no suspenden automáticamente el plazo judicial. Consulta la Ley reguladora de la jurisdicción social y asesoramiento actualizado para la conciliación y la presentación de la demanda.

Si la empresa resulta insolvente, consigue un reconocimiento ejecutivo de los salarios o indemnizaciones y pruebas de la insolvencia. FOGASA tiene su propia solicitud y límites anuales. Mantén accesibles todos los documentos judiciales, de conciliación, insolvencia y nóminas después de una mudanza, una graduación, una separación o de salir de España.

Separar los distintos defectos

Un grupo de convenio incorrecto genera una diferencia salarial y, posiblemente, de cotización. Las horas omitidas afectan al tiempo, al salario y a las bases. Los pagos en efectivo fuera de nómina pueden ocultar impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social. Una deducción ilegal supone directamente una cantidad salarial pendiente. Los datos erróneos del modelo 145 afectan a la retención, mientras que una residencia fiscal mal determinada exige un análisis tributario más amplio. Enumera por separado cada defecto, periodo, importe correcto, importe real y prueba, en vez de pedir a nóminas que lo revise todo de forma imprecisa.

Envía una solicitud escrita de rectificación con plazo y pide nóminas corregidas, el pago bancario, la modificación de las bases de la Seguridad Social y el certificado anual. Conserva la respuesta. Si el problema está en una base declarada o en el alta, utiliza las pruebas de Importass y solicita la rectificación a la Seguridad Social. Si afecta al convenio, las horas, el trabajo pagado fuera de nómina o una deducción ilícita, pueden investigarlo la representación de los trabajadores, un sindicato o la Inspección de Trabajo.

Preservar una reclamación vinculante

La actuación de la Inspección puede sancionar y favorecer la corrección, pero la persona trabajadora quizá necesite además la conciliación previa y el juzgado de lo social para obtener una sentencia salarial vinculante. Anota el plazo de cada periodo salarial y cualquier plazo más breve por despido o represalias. Aporta contrato, convenio, registros de jornada, nóminas, banco, bases, reclamación escrita y cálculo. No firmes un finiquito que afirme haber recibido un dinero que no se pagó ni una renuncia más amplia que el pago realmente comprobado.

Denuncia al banco y, cuando corresponda, a la policía las nóminas falsificadas, el uso indebido de identidad, los cambios fraudulentos de cuenta bancaria o las coacciones delictivas. Una discrepancia salarial real no constituye automáticamente una estafa penal.

Actuar ante la insolvencia

FOGASA protege determinados salarios e indemnizaciones reconocidos y no pagados tras la insolvencia o el concurso de la empresa; no abona de inmediato cualquier cantidad meramente alegada. Sus preguntas frecuentes de 2026 publican un módulo diario de doble SMI con pagas extraordinarias de 94,78 EUR, cobertura salarial de hasta 120 días o 11.373,60 EUR y un límite indemnizatorio de 34.594,70 EUR para causas cubiertas en 2026. Son límites fechados que deben volver a comprobarse.

Utiliza la información pública gratuita, el sindicato o la representación de los trabajadores, la asistencia tributaria o de la Seguridad Social, los servicios de orientación jurídica de los colegios de abogados y, si cumples los requisitos, la justicia gratuita. El asesoramiento laboral y fiscal cualificado es proporcionado cuando hay varios empleadores, diferencias elevadas o prolongadas, falsos autónomos, insolvencia, fiscalidad internacional, represalias o un plazo breve.