Modelo de trabajo
Elige autónomo real, sociedad, empleo, plataforma o actividad transfronteriza
Clasifica la relación y el lugar de trabajo reales antes del alta o de firmar con clientes.
Examina la relación laboral real
Un autónomo auténtico organiza la actividad, asume el riesgo comercial, decide cómo y cuándo presta los servicios dentro del contrato, utiliza medios independientes y puede crear una cartera de clientes. Si un cliente fija horario, lugar, herramientas, procedimientos, vacaciones y disciplina, puede ser empleador aunque se emitan facturas. El falso autónomo puede perder derechos salariales, vacaciones, despido y Seguridad Social. No te des de alta solo porque una empresa que quiere contratarte lo exija.
El empresario individual actúa personalmente y normalmente responde sin límite. Una sociedad limitada crea una persona jurídica separada con obligaciones de constitución, contabilidad, Impuesto sobre Sociedades, gobierno y titular real. Un administrador o socio todavía puede estar incluido en RETA. Sociedad civil, comunidad de bienes, cooperativa, sociedad profesional, trabajo de plataforma y autónomo económicamente dependiente o TRADE tienen condiciones propias. La condición de TRADE no surge automáticamente por tener un cliente grande: exige la dependencia prevista legalmente y un contrato escrito.
Relaciona autorización y lugar de actividad
Los ciudadanos de la UE pueden realizar una actividad lícita, sujetos a registro y reglas sectoriales. Los nacionales de terceros países necesitan una situación de residencia que autorice el trabajo por cuenta propia. La autorización inicial por cuenta propia evalúa cualificaciones, licencias, inversión, viabilidad del negocio y fondos. La autorización de teletrabajo tiene límites distintos para trabajo extranjero y clientes españoles; no es un permiso freelance genérico.
Una profesión regulada puede exigir reconocimiento, colegiación, seguro o licencia antes de ejercer. Los locales y actividades de alimentación, transporte, construcción, turismo, cuidado infantil, salud, venta ambulante o impacto ambiental pueden requerir autorización autonómica o municipal.
Elige autónomo para una actividad personal realmente independiente; una SL cuando lo justifiquen la responsabilidad, los inversores, el personal y la escala; empleo cuando el cliente controle la relación; y una vía transfronteriza solo después de analizar Seguridad Social, establecimiento permanente, residencia fiscal e IVA. Documenta la clasificación antes de gastar. Revísala si un cliente pasa a dominar, una plataforma cambia el control, contratas personal o aumenta la inversión. La etiqueta contractual prueba poco si la práctica diaria muestra otra relación.
Requisitos
Comprueba habitualidad, permiso de trabajo, cualificaciones, licencias, residencia fiscal y Seguridad Social
Resuelve si puedes ejercer legalmente antes de confiar en justificantes de alta.
Comprueba si existe actividad habitual e independiente
El RETA generalmente incluye a la persona adulta que realiza de forma personal, habitual y lucrativa una actividad económica o profesional fuera de la dirección ajena. No existe una regla universal segura según la cual ingresar menos del salario mínimo elimine el alta. Importan la frecuencia, organización, continuidad y hechos. Vender una vez un bien personal no es igual que organizar servicios, una tienda o una actividad freelance recurrente. Para una actividad realmente aislada, pide criterio específico a la TGSS en lugar de construir un negocio sobre un umbral visto en internet.
El servicio de alta de Importass exige 18 años, número de Seguridad Social, datos reales de actividad y, para personas extranjeras, autorización para trabajar. Las situaciones de estudiante, familiar, teletrabajador, búsqueda de empleo y otras residencias conceden derechos diferentes. La aceptación del modelo 036 o asignación de un NIF no corrige una infracción migratoria.
Verifica las condiciones sectoriales y territoriales
Identifica el epígrafe IAE y código CNAE, pero utiliza el servicio o bien real, no la etiqueta con menor impuesto. Revisa reconocimiento de cualificaciones, colegiación, responsabilidad civil, antecedentes o requisitos sanitarios y declaraciones municipales de apertura, obras, terraza o actividad. Trabajar desde casa debe respetar contrato de alquiler, comunidad, urbanismo, seguridad y acceso de clientes.
La residencia fiscal y la cobertura de Seguridad Social aplican pruebas distintas. La residencia española suele implicar tributación personal mundial; de lo contrario pueden operar normas de no residentes o establecimiento permanente. Para trabajar en varios países de la UE, obtén cuando proceda la decisión de legislación aplicable y el A1. Una sociedad o clientes extranjeros no dejan automáticamente fuera del RETA a quien trabaja desde España.
Antes de comprometerte, confirma por escrito los derechos migratorios de actividad, habilitación profesional, permisos del local, clasificaciones fiscales y país de Seguridad Social. Si falla algo, cambia actividad, ubicación, contrato, vía de residencia o forma empresarial antes de aceptar depósitos o facturar. Familiares colaboradores, administradores y socios necesitan su propio análisis. Comprueba además restricciones por exclusividad, no competencia o empleo público. Guarda la respuesta de la autoridad u organización profesional en el expediente de apertura.
Documentos
Crea el expediente de identidad, permiso, actividad, impuestos, RETA, clientes, facturas, gastos y cumplimiento
Prepara un archivo listo para revisión que conecte la actividad real con cada alta y declaración.
Reúne el expediente de alta
Conserva DNI, NIE o pasaporte, NIF, número de Seguridad Social, autorización de residencia y trabajo por cuenta propia, domicilio, teléfono, correo y cuenta bancaria a nombre del interesado. Añade cualificaciones, reconocimiento, colegiación, seguro profesional, alquiler o propiedad, licencias municipales y sectoriales, documentación de seguridad y aprobaciones ambientales o sanitarias. Los documentos extranjeros pueden necesitar apostilla o legalización y traducción jurada.
Prepara por escrito la descripción de actividad, fecha de inicio, epígrafe IAE, CNAE, domicilios de actividad y notificación, facturación, costes y rendimientos netos previstos, régimen de IVA, método de IRPF, retenciones, planes intracomunitarios, colaboradores, plantilla y local. Guarda el modelo 036 presentado y el alta RETA, incluida mutua, base elegida, tramo previsto de rendimientos netos y domiciliación. Haz coincidir nombres, códigos, direcciones y fecha.
Crea pruebas de cada operación
Utiliza condiciones escritas para clientes que regulen alcance, entregables, precio, IVA y retención, gastos, pago, propiedad intelectual, confidencialidad, protección de datos, responsabilidad, cancelación y ley aplicable. Evita términos que oculten empleo. Conserva pedido, entrega, aceptación y pago.
Las reglas oficiales de facturación exigen numeración correlativa, fechas aplicables de expedición y operación, nombres legales, NIF, domicilios, descripción, base imponible, tipo y cuota. Mantén series rectificativas separadas y la mención obligatoria de exención o inversión del sujeto pasivo. Una liquidación de plataforma puede no sustituir la obligación de facturar del proveedor.
Lleva los libros de facturas expedidas y recibidas, bienes de inversión, IVA, ingresos, gastos, retenciones y activos que exija el régimen. Un gasto deducible necesita relación empresarial, justificante correcto, registro e imputación adecuada; un cargo bancario o tique personal no bastan. Una cuenta separada ayuda aunque no sea obligatoria. Conserva documentos fuente, copias de seguridad, consentimientos y registros de privacidad durante los plazos legales, además de calendario fiscal y justificantes exactos de cada declaración. Guarda NIF de clientes y consultas VIES en la fecha de operación, aceptación del encargo, prueba de entrega y correspondencia que sustente la localización del IVA. Mantén registro de actividades de tratamiento, avisos de privacidad, contratos con encargados, controles de acceso, registro de brechas y calendario de borrado proporcionados a los datos personales tratados.
Pasos de alta
Completa en orden permiso, licencias, modelo 036, RETA, banco, facturación y calendario fiscal
Haz coincidir la fecha real de inicio ante cada autoridad y sistema operativo.
Completa las dependencias
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Define la actividad. Describe servicios, bienes, lugar, clientes, control, riesgos, facturación, gastos y rendimientos netos previstos. Decide entre autónomo, empleo o sociedad.
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Asegura la habilitación legal. Confirma derechos laborales de extranjería, reconocimiento de cualificaciones, colegiación, seguro y licencias del local o sector.
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Obtén identificadores y acceso digital. Verifica NIF, número de Seguridad Social, Cl@ve o certificado, domicilio de notificación y cuenta bancaria adecuada.
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Selecciona el tratamiento fiscal. Elige epígrafe IAE, régimen de IVA, método de IRPF y obligaciones de pagos fraccionados y retenciones correctos. Prueba ejemplos nacionales, UE y extracomunitarios antes de presentar.
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Presenta el alta censal. Utiliza el modelo 036 antes de iniciar actividad o retenciones. El modelo 037 se suprimió en 2025. Un DUE compatible puede sustituir declaraciones concretas, pero revisa qué presentó realmente.
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Tramita el alta RETA. Preséntala antes del inicio real y como máximo 60 días antes. Indica actividad, fecha, dirección, rendimientos previstos, base, mutua y cuenta de domiciliación. Guarda la confirmación.
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Activa la operativa. Firma condiciones de cliente, organiza privacidad y seguridad y crea series correlativas de facturas, libros, captura de gastos, copias de seguridad y reclamaciones. Regístrate en ROI antes de aplicar el tratamiento de IVA intracomunitario correspondiente.
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Factura y concilia. Revisa IVA, retención IRPF, divisa y menciones obligatorias de la primera factura. Concilia entrega, factura, abono bancario y contabilidad.
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Anota todas las obligaciones. Añade IVA trimestral o mensual, pagos fraccionados de IRPF, retenciones, declaraciones informativas, Renta anual, cargo RETA, renovaciones y notificaciones.
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Revisa tras el primer mes. Compara el control real con la clasificación autónoma, los rendimientos reales con la base elegida y las operaciones con las hipótesis de IVA. Comunica cambios pronto.
No inventes una fecha de inicio anterior, no factures antes de tener permiso ni supongas que el envío de un gestor es correcto sin formularios firmados y recibos. Si utilizas PAE y DUE, consigue el resumen DUE y las salidas censales y RETA; compara cada código y fecha con la actividad prevista. Prueba notificaciones electrónicas y domiciliación antes del primer vencimiento.
Costes
Presupuesta RETA 2026, IVA, IRPF, licencias, seguro, herramientas, pagos tardíos y reservas
Fija precios desde el ingreso neto después de todos los costes periódicos y contingentes.
Calcula la Seguridad Social
La tabla RETA de 2026 distribuye los rendimientos netos mensuales previstos en tres tramos reducidos y doce generales, cada uno con bases mínima y máxima seleccionables. Los tipos publicados para 2026 son 28,30 % por contingencias comunes, 1,30 % por profesionales, 0,90 % por cese, 0,10 % por formación y 0,90 % por equidad intergeneracional. Aplícalos a la base permitida elegida, no directamente a la facturación.
La base provisional se regulariza posteriormente con datos fiscales y ajustes legales del rendimiento neto. Subestimar puede generar un cargo; pagar de más puede producir devolución u opción conforme a las reglas. Las cuotas reducidas de nueva actividad y los beneficios familiares o por discapacidad tienen condiciones y caducidad, así que calcula también el importe posterior.
Separa el flujo fiscal
El IVA cobrado a clientes suele conservarse para AEAT y compensarse con IVA soportado deducible según el régimen correcto. Las instrucciones 2026 del modelo 303 fijan la presentación trimestral ordinaria en abril, julio, octubre y enero. Exenciones, inversión del sujeto pasivo, UE, exportación, Canarias, Ceuta y Melilla necesitan sus reglas reales.
Las retenciones IRPF en factura y los pagos fraccionados trimestrales son anticipos, no el impuesto final. La Renta anual concilia ingresos mundiales sujetos, gastos permitidos y anticipos. Reserva tanto para una liquidación superior como para regularizar RETA.
Calcula el coste completo
Incluye licencia, colegiación, seguro, local, fianza, suministros, equipo, software, banco, comisiones de cobro, contabilidad, seguridad de datos, transporte, marketing, formación, impagos, vacaciones, enfermedad y administración no facturable. Modela clientes lentos y cancelaciones. Las altas oficiales suelen ser gratuitas, pero los costes profesionales, municipales y sectoriales varían. Cotiza por separado precio neto, IVA y retención. Mantén reservas distintas para impuestos, cotizaciones y emergencias; nunca gastes el IVA cobrado como beneficio operativo. Crea una previsión conservadora de doce meses con ventas, retrasos, fechas de IVA, anticipos IRPF, RETA mensual, impuesto anual y regularización. Calcula la tarifa mínima facturable desde el ingreso personal deseado, costes empresariales, horas no facturables y riesgo. Repite el modelo sin bonificación inicial y con un cliente principal que paga 60 días tarde.
Obligaciones
Mantén al día censo, RETA, base, facturas, impuestos, licencias, seguro y extranjería
Comunica los cambios cuando ocurran y cierra deliberadamente cada sistema al terminar.
Realiza un control mensual y trimestral
Cada mes concilia facturas, banco, gastos, deuda impagada, IVA, retenciones, rendimientos netos previstos y cargo RETA. Actualiza la previsión de cotización cuando cambien sustancialmente los resultados y utiliza los periodos permitidos para cambiar base. Corrige errores de factura con un documento rectificativo adecuado. Vigila notificaciones electrónicas de AEAT, TGSS, extranjería, ayuntamiento y organizaciones profesionales.
Cada trimestre verifica localización y exención de IVA, pago fraccionado IRPF, retenciones de nómina o alquiler, información UE y plazos de domiciliación antes de presentar. Un resultado cero todavía puede exigir declaración. Guarda formulario y NRC o justificante de pago. Anualmente completa Renta, declaraciones informativas, registros de activos e inventario, revisión de regularización RETA y renovaciones de licencias o seguros.
Las reglas del modelo 036 generalmente dan un mes para modificaciones. Comunica nueva actividad, domicilio, local, régimen IVA, retenciones, ROI, representantes o cese en las casillas correctas. Actualiza RETA por separado para actividad, domicilio, rendimientos, base, mutua, banco o cierre.
Gestiona cambios personales y empresariales
Antes de contratar, inscríbete como empleador, utiliza contrato legal, prevención, nómina y alta del trabajador. Antes de añadir un cliente dominante, evalúa TRADE y riesgo laboral. Para enfermedad, nacimiento, cuidados o protección por cese, cumple requisitos específicos de situación, cotización, actividad y comunicación. Renovar extranjería puede exigir pruebas fiscales, contributivas, empresariales y de ingresos.
Cierra sin dejar obligaciones
Elige la fecha final real, termina trabajos, emite facturas finales y rectificativas, cobra deudas, conserva registros y avisa a clientes. Presenta por separado baja censal AEAT y baja RETA, cancela licencias y seguro cuando proceda, finaliza empleados correctamente y presenta últimas declaraciones periódicas y anuales. La baja no borra obligaciones fiscales, contributivas, de garantía, datos o conservación anteriores. Descarga informes posteriores, mantén dirección de notificación y fondos para impuesto y regularización finales. Una web inactiva, pago tardío o respuesta de garantía no siempre prolongan la actividad económica, pero nuevas ventas tras la baja pueden exigir nueva alta. Pide criterio escrito cuando las fechas de cierre y cobro difieran.
Problemas
Soluciona alta tardía, clasificación errónea, facturas, deuda fiscal, regularización de cuotas e impagos
Corrige primero la situación real y cada registro oficial antes de que aumenten sanciones y deuda.
Corrige situación y altas
Si un cliente controla el trabajo como un empleador, conserva pruebas de horarios, instrucciones, herramientas, exclusividad, vacaciones, pagos y disciplina. Consulta a sindicato, inspección o especialista laboral antes de terminar la relación. TGSS puede corregir régimen y cotizaciones; un historial de facturas fiscales no impide que se declare relación laboral.
Si falta permiso, se ejerce sin licencia o el alta AEAT o RETA es tardía, deja de agravar el incumplimiento, identifica el inicio real, busca asesoramiento cualificado de extranjería o sector y presenta correcciones veraces. No antedates contratos inventados ni elijas una actividad falsa. Pide por escrito a cada autoridad el efecto jurídico, recargo, cobertura y vía de revisión.
Repara operaciones y deuda
Ante una factura incorrecta, conserva el original y emite factura rectificativa y ajuste de declaración. Para errores de localización IVA o ROI, reconstruye situación del cliente, servicio, lugar y fechas. Frente a una liquidación AEAT o TGSS, solicita periodo, base, tipo, recargo y pruebas desglosados; utiliza alegaciones, reposición o vías económico-administrativas y judiciales indicadas. Recurrir no siempre suspende el cobro: pregunta por garantía, aplazamiento o fraccionamiento.
Para impago de cliente, sigue el contrato: envía requerimiento fechado, conserva entrega y aceptación, calcula principal, impuesto e intereses, usa mediación, monitorio o vía civil según proceda y modifica el IVA incobrable solo bajo sus requisitos formales. Nunca amenaces con divulgación ilegal ni retengas datos del cliente como rehén.
Escala fallos graves
Denuncia rápidamente suplantación, facturas falsas, credenciales robadas y desvío de pagos al banco, plataforma, policía y autoridades pertinentes. Utiliza AEAT, TGSS, mutua, extranjería, colegio profesional, autoridad de consumo o datos, sindicato, justicia gratuita y asesores fiscales o laborales según el problema. Lleva altas, declaraciones, facturas, contratos, cronología, cálculos, corrección buscada y plazo más próximo. La incapacidad urgente de cubrir necesidades básicas también puede justificar apoyo social municipal mientras sigue el conflicto. Protege en un calendario la fecha más corta de recurso, impuestos, cotizaciones, extranjería y prescripción civil.