Unternehmen in Deutschland gründen und richtig anmelden

Trennen Sie zunächst die ausgeübte Tätigkeit von der Rechtsform. Wer die Voraussetzungen für einen freien Beruf erfüllt, meldet sich in der Regel direkt beim Finanzamt an und benötigt keine Gewerbeanmeldung. Einzelhandel, Produktion, Gastronomie, Handwerk, Plattformgeschäfte, Vermittlung und die meisten anderen gewerblichen Tätigkeiten gelten dagegen als Gewerbe. Über die steuerliche Einordnung entscheidet das Finanzamt; Berufs- und Gewerbebehörden prüfen unabhängig davon ihre jeweiligen Erlaubnisse.

Geeignete Unternehmensformen vergleichen

Ein Einzelunternehmen hat einen Inhaber, kein festes Mindestkapital und lässt sich mit wenig Gründungsformalitäten errichten. Ein kleiner Betrieb muss nicht ins Handelsregister, solange sein kaufmännischer Umfang keine Kaufmannseigenschaft erfordert. Der Inhaber haftet persönlich mit Geschäfts- und Privatvermögen. Diese Form passt zu einer einzelnen Gründungsperson, wenn das Risiko überschaubar ist, die Finanzierung einfach bleibt und keine Beteiligungsstruktur benötigt wird.

Verfolgen mindestens zwei Personen gemeinsam einen Zweck, kann bereits eine GbR entstehen – mitunter ohne dass ihnen das bewusst ist. Ein festes Mindestkapital gibt es nicht, doch die Gesellschafter haften grundsätzlich persönlich und gemeinsam. Regeln Sie Beiträge, Mitarbeit, Abstimmungen, Vertretung, Entnahmen, geistiges Eigentum, Krankheit, Ausscheiden, Tod und Streitfälle schriftlich. Die Eintragung als eGbR kann für bestimmte Registergeschäfte erforderlich oder nützlich sein, begrenzt die Haftung aber nicht.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Variante der GmbH. Sie kann mit 1 EUR je Gesellschafter gegründet werden, der vollständig in bar einzuzahlen ist; ein symbolischer Betrag reicht für einen sicheren Geschäftsbetrieb jedoch selten aus. 25 Prozent des Jahresüberschusses müssen einer Rücklage zugeführt werden. Das Stammkapital einer GmbH beträgt 25.000 EUR. Bei einer Bargründung kann die Anmeldung zum Handelsregister üblicherweise erfolgen, sobald mindestens 12.500 EUR eingezahlt sind; der restliche Betrag bleibt geschuldet. Beide Formen erfordern einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag und die Eintragung ins Handelsregister (Vergleich der Rechtsformen). Die Haftungsbeschränkung beginnt mit der Eintragung, nicht mit dem Notartermin.

Eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens lässt die ausländische Gesellschaft bestehen, bringt aber deutsche Register-, Steuer-, Gewerbe- und Buchführungspflichten sowie möglicherweise eine steuerliche Betriebsstätte mit sich. Sie umgeht weder deutsche Erlaubnisse noch Arbeitgeberpflichten. Personenhandelsgesellschaften, Genossenschaften und regulierte Berufsgesellschaften können zu besonderen Leitungs- oder Berufsregeln passen und erfordern gezielte Beratung.

Für Onlineunternehmen gelten dieselben Regeln zu Tätigkeit, Verbraucherschutz, Steuern, Datenschutz, Erlaubnissen und Gesellschaftsrecht wie für stationäre Betriebe. Die Anmeldung als Arbeitgeber ist eine zusätzliche Ebene und keine eigene Rechtsform.

Wählen Sie für einen risikoarmen Test ein Einzelmodell, für echtes gemeinsames Eigentum eine sorgfältig geregelte Personengesellschaft und eine UG oder GmbH, wenn Haftung, Investitionen und Unternehmensfortbestand Kapital und Verwaltungsaufwand rechtfertigen. Verschieben Sie den Start, solange Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis, Finanzierung, fachliche Zulassung, Gesellschaftervereinbarung, Preisgestaltung oder der finanzielle Spielraum des Haushalts ungeklärt sind.

Deutsche Staatsangehörige sowie Personen, die als EU-, EWR- oder Schweizer Bürger freizügigkeitsberechtigt sind, benötigen grundsätzlich keinen Aufenthaltstitel, nur um ein Unternehmen zu gründen und zu führen. Drittstaatsangehörige müssen zwischen einer rein passiven Gesellschaftsbeteiligung, der Tätigkeit als Geschäftsführer und der persönlichen Ausübung einer selbstständigen Arbeit unterscheiden. Ein Aufenthaltstitel, der eine Beschäftigung erlaubt, gestattet nicht automatisch die Selbstständigkeit. Lassen Sie sich vor der Annahme von Aufträgen oder der laufenden Geschäftsführung schriftlich von der Ausländerbehörde bestätigen, dass die Tätigkeit erlaubt ist.

Gründungsperson und Tätigkeit getrennt prüfen

Beim gewerblichen Aufenthaltstitel nach § 21 werden grundsätzlich ein wirtschaftliches Interesse oder regionales Bedürfnis, positive Auswirkungen auf die Wirtschaft und eine gesicherte Finanzierung geprüft. Bei freien Berufen geht es um die Finanzierung und eine gegebenenfalls erforderliche Berufszulassung. Antragsteller über 45 Jahre müssen in der Regel eine angemessene Altersvorsorge nachweisen. Der erste Titel kann für bis zu drei Jahre erteilt werden; eine Verlängerung hängt vom geschäftlichen Erfolg und der Sicherung des Lebensunterhalts der Familie ab (Aufenthalt zur Selbstständigkeit). Studierende, Beschäftigte und Inhaber eines familiären Aufenthaltstitels müssen den genauen Wortlaut ihrer Erlaubnis und mögliche Bedingungen für eine Nebentätigkeit prüfen.

Eine Gründungsperson muss geschäftsfähig sein. Nach den allgemeinen Vorgaben ist Volljährigkeit erforderlich und es darf kein einschlägiges Berufs- oder Gewerbeverbot bestehen. Eine GmbH oder UG benötigt mindestens einen Gesellschafter und einen Geschäftsführer, der die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Bestimmte Verurteilungen, Berufsverbote, Interessenkonflikte, insolvenzrechtliche Einschränkungen oder fehlende Zustimmungen können entgegenstehen. Ein Wohnsitz im Ausland schließt die Beteiligung nicht generell aus; Geschäftsleitung, Zustellung, Bankverbindung, Steuern und Aufenthaltsrecht müssen in Deutschland praktisch funktionieren.

Ordnen Sie die konkrete Tätigkeit vor der Gründung ein. Zulassungspflichtige Handwerke, Heilberufe, Rechtsberatung, Architektur, Ingenieurwesen, Finanz- und Versicherungsleistungen, Verkehr, Bewachung, Kinderbetreuung, Pflege, Lebensmittel, Alkohol, Beherbergung und bestimmte Betriebsräume können eine Anerkennung der Qualifikation, Kammermitgliedschaft, Zuverlässigkeitsnachweise oder besondere Erlaubnisse verlangen. Der Anerkennungs-Finder zeigt reglementierte Berufe und zuständige Stellen (Berufsanerkennung). Eine Handelsregistereintragung ersetzt niemals die Betriebserlaubnis.

Klären Sie mit Kammer und Notar, ob der vorgesehene Firmenname unterscheidungskräftig und nicht irreführend ist, und recherchieren Sie mögliche Markenkonflikte separat. Sorgen Sie für eine echte, zustellfähige Geschäftsanschrift und, wenn Mietvertrag oder Nutzungsart es erfordern, für die Zustimmung des Vermieters. Eine Tätigkeit in der Wohnung kann durch Mietrecht, Baurecht, Störung der Nachbarschaft und Datenschutz begrenzt sein. Ein als Adresse verkauftes Postfach ersetzt weder eine tatsächliche Niederlassung noch notwendige Genehmigungen.

Bei UG und GmbH müssen Kapital, Einlagen und Eigentumsverhältnisse echt und belegbar sein. Ermitteln Sie jede natürliche Person, die das Unternehmen letztlich besitzt oder kontrolliert. Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften müssen diese Angaben aktuell halten und Änderungen unverzüglich elektronisch melden (Transparenzpflicht).

Holen Sie vor Zahlungen zu jedem Teilbereich eine klare Auskunft bei Ausländerbehörde, Berufs- oder Gewerbebehörde, Kammer, Notar, Steuerberatung und Bank ein. Keine einzelne Beratungsstelle kann alle Voraussetzungen verbindlich freigeben.

Erstellen Sie vor den Terminen ein zentrales Dokumentenverzeichnis. Nehmen Sie für jede Gründungsperson Reisepass oder Personalausweis, aktuelle Anschrift, Aufenthaltstitel samt Zusatzblatt, Steueridentifikationsnummer, gegebenenfalls Personenstands- oder Namensänderungsnachweise, Kontaktdaten und eine Vollmacht zur Vertretung einer anderen Gründungsperson auf. Bei Gesellschaftern, die selbst Gesellschaften sind, gehören aktuelle Registerauszüge dazu. Fragen Sie den Notar, für welche ausländischen öffentlichen Urkunden eine Apostille, Legalisation oder beglaubigte deutsche Übersetzung erforderlich ist. Geben Sie Originale nur ab, wenn eine zuständige Stelle dies ausdrücklich verlangt und den Empfang bestätigt.

Nachweise für Geschäft und Gesellschaft zusammenstellen

Die Geschäftsunterlagen sollten Tätigkeiten, Zielkunden, Preise, Wettbewerber, Betriebsräume, Lieferanten, Personal, Erlaubnisse, Voraussetzungen für den Start, monatlichen Cashflow, Gewinn- und Verlustprognose, Finanzierungsquellen, Investitionsausgaben, Steuern und Versicherungen, privaten Finanzbedarf, Risikoszenarien und eine klare Abbruchschwelle beschreiben. Ausländerbehörden und Finanzierer benötigen Belege für die Annahmen, etwa Interessensbekundungen von Kunden, Verträge, Angebote, Zulassungen, Qualifikationsnachweise, Eigenkapitalbelege oder Kreditzusagen.

Bewahren Sie für ein Einzelunternehmen oder eine GbR gegebenenfalls den Gesellschaftsvertrag, eine Tätigkeitsbeschreibung, Mietvertrag oder Vermieterzustimmung, Genehmigungen, Gewerbeanmeldung und Empfangsbeleg, steuerlichen Erfassungsbogen und Übermittlungsprotokoll, Schreiben von Kammern und Unfallversicherung, Bankunterlagen und Versicherungsverträge auf. Bei einer freiberuflichen Praxis treten an die Stelle der Gewerbeanmeldung die Einordnung durch das Finanzamt und eine eventuell erforderliche Registrierung bei der Berufskammer.

Für eine UG oder GmbH müssen Firma, Satzungssitz, deutsche Geschäftsanschrift, Unternehmensgegenstand, Gesellschafter, Einlagen, Geschäftsführerbestellung, Vertretungsregelung, wirtschaftlich Berechtigte und Gesellschaftsvertrag feststehen. Ein Musterprotokoll kann bei einer einfachen, dafür geeigneten Gründung den Aufwand senken, bietet aber kaum individuell zugeschnittenen Schutz. Ein eigener Gesellschaftsvertrag sollte Abstimmungen, zustimmungspflichtige Geschäfte, Übertragungen, ausscheidende Gesellschafter, Tod, Finanzierung, geistiges Eigentum, Pattsituationen, Ausschüttungen und Wettbewerb regeln.

Bewahren Sie nach der Beurkundung Urkunde, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Geschäftsführerbestellung, notarielle Korrespondenz und den Status der Vorgründungs- beziehungsweise Gründungsgesellschaft auf. Eröffnen Sie mit Urkunde und Identitätsnachweisen das Geschäftskonto, zahlen Sie das Kapital aus nachvollziehbaren Quellen mit eindeutigen Verwendungszwecken ein und übermitteln Sie den vom Notar verlangten Kontoauszug oder Banknachweis. Zahlen Sie das Kapital nicht über Scheinrechnungen oder nicht offengelegte Darlehen an die Gründer zurück.

Ergänzen Sie Handelsregisteranmeldung und -auszug, Gewerbeanmeldungsbeleg, Mitteilung an das Transparenzregister, ELSTER-Fragebogen und Steuernummer, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Schreiben zur W-IdNr., Genehmigungen, Versicherungen, Kammerschreiben, Buchführungsgrundsätze, Rechnungsvorlage, E-Rechnungspostfach, Vertragsregister und Beschäftigungsunterlagen. Die USt-IdNr. ist nicht mit der örtlichen Steuernummer identisch und wird für bestimmte EU-Geschäfte verwendet (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Gleichen Sie vor jeder Einreichung rechtliche Firma, Rechtsformzusatz, Anschrift, Unternehmensgegenstand, Beginn, Eigentümer, Kontrolle, Kapital, Umsatzsteuerweg und Bankverbindung ab. Geben Sie möglichst geschwärzte Kopien weiter, nutzen Sie sichere Portale, dokumentieren Sie die Empfänger personenbezogener Daten und bewahren Sie die tatsächlich übermittelte Fassung samt Aktenzeichen auf.

1. Tätigkeit und Eigentümer festlegen. Vergleichen Sie Einzelunternehmen, Personengesellschaft und Kapitalgesellschaft anhand von Haftung, Kapital, Steuern, Leitung und Verwaltungsaufwand. Einigen Sie sich auf Rollen und Beteiligungen, bevor Sie für Markenauftritt oder Räume zahlen.
2. Erlaubnisse prüfen. Klären Sie Aufenthalt, Berufsanerkennung, Gewerbe- oder Betriebserlaubnis, Handwerksrolleneintrag, Zustimmung des Vermieters und branchenspezifische Genehmigungen. Halten Sie fest, ab wann jede Erlaubnis gilt.
3. Firma und Struktur klären. Lassen Sie Firma, Rechtsformzusatz, Sitz und Unternehmensgegenstand von Kammer und Notar prüfen. Recherchieren Sie Marken und Domains separat. Schließen Sie Gesellschaftsvertrag und Gesellschaftervereinbarungen ab.
4. Gesellschaft gründen, soweit erforderlich. Ein Einzelunternehmen und eine gewöhnliche GbR benötigen keine notarielle Gesellschaftsgründung. Gesellschafter einer UG oder GmbH lassen die Gründung beurkunden und bestellen die Geschäftsführung. Geeignete GmbH- und UG-Gründungen können das sichere notarielle Onlineverfahren nutzen. Beratung und Dokumentenerstellung durch den Notar sind in den gesetzlichen Gründungskosten enthalten (notarielle Gründung).
5. Konto eröffnen und Kapital einzahlen. Eröffnen Sie mit der notariellen Urkunde das Geschäftskonto, zahlen Sie das vereinbarte Barkapital ein, bewahren Sie den Banknachweis auf und senden Sie ihn an den Notar. Stellen Sie das Unternehmen noch nicht als vollständig eingetragen dar; verwenden Sie den Zusatz für die Gesellschaft in Gründung und lassen Sie sich vor Vertragsbindungen beraten.
6. Ins Handelsregister eintragen lassen. Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, reicht der Notar die Anmeldung elektronisch ein. Kontrollieren Sie amtlichen Auszug, Registernummer, Geschäftsführer, Anschrift, Unternehmensgegenstand und Gesellschafterliste sofort. Die Haftungsbeschränkung der eingetragenen UG oder GmbH beginnt erst mit der Eintragung.
7. Betriebliche Tätigkeit anmelden. Ein Gewerbebetrieb meldet den Beginn bei der zuständigen Gemeinde mit einer Gewerbeanmeldung an. Übermittlungswege und Gebühren unterscheiden sich. Eine amtliche regionale Umsetzung akzeptiert die Anmeldung persönlich, online, per Post oder Fax und leitet sie an weitere Stellen weiter; Gründer müssen jedoch das Verfahren ihrer eigenen Gemeinde nutzen (Gewerbeanmeldung). Ein rein freiberuflich Tätiger meldet sich direkt steuerlich an.
8. Steuer- und Eigentümermeldungen erledigen. Richten Sie den ELSTER-Zugang ein, übermitteln Sie den zur Rechtsform passenden Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Beginn, speichern Sie das Übermittlungsprotokoll und beantragen Sie bei Bedarf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Melden Sie wirtschaftlich Berechtigte unverzüglich an das Transparenzregister.
9. Versicherung und Buchhaltung einrichten. Klären Sie Kranken-, Renten- und Unfallversicherung für mitarbeitende Gründer; richten Sie betriebliche Versicherungen, Buchführung, Umsatzsteuer, Empfang von E-Rechnungen, Aufzeichnungen, Bankkontrollen und Zahlungsfreigaben ein.
10. Vor der ersten Einstellung vorbereiten. Melden Sie das Unternehmen bei der Unfallversicherung an und erhalten Sie die Unternehmensnummer; beantragen Sie anschließend vor dem ersten meldepflichtigen Beschäftigten online die Betriebsnummer. Sie ist für Arbeitnehmer, Auszubildende und Minijobber erforderlich, nicht schon für die bloße Personalsuche (Betriebsnummer). Richten Sie vor Arbeitsbeginn Lohnabrechnung, Krankenkassenmeldungen, Lohnsteuer, Arbeitsbedingungen, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz ein.

Stammkapital ist keine Zahlung an den Staat. Nach der Gründung gehört es der Gesellschaft und kann unter Beachtung der Kapitalerhaltungs- und Geschäftsführerpflichten für legitime betriebliche Zwecke eingesetzt werden. Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens 25.000 EUR; bei Bargründung werden vor der Eintragung üblicherweise mindestens 12.500 EUR eingezahlt. Eine UG kann 1 EUR je Gesellschafter festlegen, der vollständig einzuzahlen ist, muss aber dennoch Gründungsrechnungen, Miete, Steuern, Versicherungen, Waren, Löhne und Verluste decken können, ohne zahlungsunfähig zu werden.

Unternehmensstart und erstes Jahr vollständig kalkulieren

Notargebühren richten sich nach Bundesrecht. Die Bundesnotarkammer nennt Beispiele von ungefähr 105 EUR für eine Einpersonen-UG mit Musterprotokoll bis ungefähr 630 EUR für eine GmbH mit mehreren Gesellschaftern und 25.000 EUR Stammkapital ohne Musterprotokoll; hinzu kommen Auslagen, Dokumenten- und Postgebühren sowie Umsatzsteuer. Gebühren des Registergerichts fallen separat an, ebenso Übersetzungen, Apostillen, Dolmetscher, ausländische Vollmachten, Markenberatung und Spezialverträge. Lassen Sie sich für den konkreten Fall eine Kostenübersicht geben.

Bei Handelsregister-, Gesellschafts- und Transparenzverfahren können amtliche Gebühren entstehen. Die Gebühr für Gewerbeanmeldung und Empfangsbescheinigung ist je nach Gemeinde unterschiedlich; eine aktuelle Umsetzung in Hessen weist 28 EUR plus 8 EUR aus, darf aber nicht als bundesweiter Tarif verstanden werden. Erlaubnisse, Führungszeugnisse, Berufsanerkennung, Handwerksrolle, Berufskammer, Lebensmittel-, Bewachungs-, Verkehrs-, Finanz- und Betriebsstättengenehmigungen haben jeweils eigene Gebühren und Verlängerungskosten.

Die Gründungsberatung des Notars ist in der gesetzlichen Notargebühr enthalten. Steuerliche Strukturierung, Gesellschafterbesteuerung, Lohnabrechnung, internationale Beteiligungen, Aufenthalt, Arbeitsrecht und reglementierte Tätigkeiten können jedoch weitere Fachberater erfordern. Vergleichen Sie festen Leistungsumfang, Stundensatz, Umsatzsteuer und Auslagen. Öffentliche Gründungsberatung und Erstorientierung durch Kammern können kostenlos sein.

Zu den laufenden Kosten gehören Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware, Jahresabschluss und Offenlegung, Lohnabrechnung, Bank- und Zahlungsgebühren, E-Rechnungen und Aufbewahrung, Kammerbeiträge, Transparenzregistergebühr, Lizenzen, Versicherungen, Datenschutz, rechtliche Prüfung, Büro- oder Wohnraumnutzung, Kaution, Nebenkosten, Ausstattung, Warenbestand, Fahrzeuge, Cyberschutz, Marketing, Retouren, Gewährleistung, Forderungsausfälle, Urlaub und Krankheit. Vergleichen Sie Geschäftskonten anhand aktueller Anbieterangebote. Der BaFin-Vergleich ist unabhängig, doch eine beworbene Monatsgebühr von 0 EUR kann Buchungen, Karten oder andere Leistungen ausschließen (Kontenvergleich).

Die Besteuerung hängt von Rechtsform und Ergebnis ab. Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften zahlen grundsätzlich persönliche Einkommensteuer; Kapitalgesellschaften unterliegen Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer. Hinzu können Steuern des Gesellschafters auf Ausschüttungen und Lohnsteuer auf Gehalt kommen. Für natürliche Personen und Personengesellschaften gilt der gesetzliche Gewerbeertragsfreibetrag von 24.500 EUR, für Kapitalgesellschaften nicht. Vereinnahmte Umsatzsteuer ist kein Umsatz des Unternehmens.

Die Dauer hängt von Erlaubnissen, Bankprüfungen, Notarterminen, Kapitalnachweis, Registergericht, Gemeinde, Finanzamt und Branchenzulassungen ab. Versprechen Sie keine bundesweit einheitliche Gründungsdauer. Planen Sie mindestens mehrere Wochen Verwaltungspuffer und mehrere Monate finanzielle Reichweite ein – einschließlich eines Szenarios mit verspäteter Registereintragung und verspäteter Steuernummer.

Tragen Sie jede Gründungsabhängigkeit ab dem Datum ihres eigenen Belegs in den Kalender ein. Melden Sie eine gewerbliche Tätigkeit zum Betriebsbeginn nach den örtlichen Vorgaben an, übermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme und prüfen Sie ELSTER auf Rückfragen. Bewahren Sie notarielle Urkunde, Kapitalnachweis, Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung, Bestätigung des Transparenzregisters, steuerliches Übermittlungsprotokoll, Steuernummer und Erlaubnisse auf. Eine Eingangsbestätigung beweist, was eingereicht wurde, nicht dass eine noch ausstehende Genehmigung bereits erteilt ist.

Monatliche, jährliche und anlassbezogene Kontrollen einrichten

Zu den monatlichen oder vierteljährlichen Aufgaben können Buchhaltungsabschluss, Bank- und Kassenabgleich, Forderungen, Umsatzsteuer, Lohnabrechnung, Lohnsteuer, Sozialversicherungsmeldungen, Ausgaben, Verträge, Warenbestand, Kapital und Liquidität gehören. Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Übergangsregeln erlauben andere Rechnungsformen grundsätzlich noch bis Ende 2026 und für bestimmte Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR bis Ende 2027; Ausnahmen bleiben zu beachten (FAQ zur E-Rechnung).

Zu den jährlichen Pflichten gehören Steuererklärungen, Buchführung oder EÜR, Jahresabschluss und erforderliche Offenlegung oder Hinterlegung, Abgleich mit Kammern und Versicherungen, Gesellschafterbeschlüsse, Ergebnisverwendung sowie die Verlängerung von Erlaubnissen und Aufenthaltstiteln. Eine UG stellt 25 Prozent des Jahresüberschusses in ihre gesetzliche Rücklage ein. Steuerbescheide enthalten Fälligkeiten für Vorauszahlungen und Rechtsbehelfsbelehrungen; ersetzen Sie die tatsächlichen Bescheide des Unternehmens nicht durch einen allgemeinen Internetkalender.

Halten Sie Namen, Geburtsdaten, Wohnorte und Staatsangehörigkeiten der wirtschaftlich Berechtigten sowie Art und Umfang ihrer Kontrolle aktuell und melden Sie Änderungen unverzüglich. Änderungen bei Geschäftsführung, Gesellschaftern, Kapital, Gesellschaftsvertrag, Firma, Sitz, eingetragener Anschrift, Unternehmensgegenstand, Vertretungsregelung oder Rechtsform können einen notariellen Beschluss und eine Registeranmeldung erfordern. Bei einem Rechtsformwechsel kann außerdem die Abmeldung des bisherigen Gewerbes und eine neue Gewerbeanmeldung nötig sein.

Informieren Sie Finanzamt, Gemeinde, Kammer, Berufsorganisation, Unfallversicherung, Arbeitsverwaltung, Krankenkassen, Bank, Versicherer, Vermieter, Vertragspartner und Ausländerbehörde, soweit sich deren Daten ändern. Adresswechsel, neue Betriebsstätten, reglementierte Leistungen, Auslandsgeschäfte, neue Eigentümer, Darlehen, Zahlungen an nahestehende Personen, der erste Beschäftigte und Personalabgänge haben jeweils eigene Folgen. Änderungen an Betriebsnummerndaten werden über den vorgeschriebenen Entgeltabrechnungsweg übermittelt.

Bewahren Sie Steuerunterlagen in ihrer ursprünglichen Form auf. Für bestimmte Bücher gilt typischerweise eine zehnjährige, für Buchungsbelege eine achtjährige und für andere aufgeführte Unterlagen eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist; offene Steuerverfahren, Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten können sie verlängern (Aufbewahrungsfristen). Bewahren Sie auch frühere Firmennamen und Zugänge zu verwendeter Software auf.

Planen Sie bei Verkauf, Wegzug, Ruhen oder Beendigung Steuern, Personal, Gläubiger, Genehmigungen, Aufenthalt, Unterlagen und Liquidation, bevor Sie den Betrieb einstellen. Eine GmbH oder UG endet nicht dadurch, dass Bankkonto oder Gewerbe geschlossen werden. Holen Sie frühzeitig notarielle, steuerliche und insolvenzrechtliche Beratung ein, veröffentlichen Sie vorgeschriebene Bekanntmachungen, sichern Sie Liquidität und halten Sie eine zustellfähige Anschrift vor, bis alle Verfahren abgeschlossen sind.

Nach einer Registeranmeldung können amtliche Angaben in Schreiben übernommen werden, die wie Rechnungen eines Gerichts, Registers oder Veröffentlichungsdienstes aussehen. Zahlen Sie nicht allein wegen der Gestaltung oder einer behaupteten Dringlichkeit. Vergleichen Sie Absender, Rechtsgrundlage, Aktenzeichen, Zahlungsempfänger, IBAN und Betrag mit Notar und Registergericht. Suchen Sie die Gesellschaft im offiziellen Gemeinsamen Registerportal, das auch auf Warnhinweise der Justiz zu Zahlungsaufforderungen verweist (offizielles Registerportal). Bewahren Sie Umschlag und Forderung auf und zeigen Sie einen Betrugsversuch gegebenenfalls an.

Für jedes Problem das richtige Gegenmittel wählen

Verzögert sich die Registereintragung, fragen Sie den Notar nach Einreichungsdatum, gerichtlichem Aktenzeichen und möglichen Beanstandungen. Fehler bei Firma, Kapital, Geschäftsführung oder Dokumenten werden über den Notar berichtigt. Behaupten Sie während des Betriebs als Vor-GmbH oder Vor-UG nicht, bereits die Haftungsbeschränkung der eingetragenen Gesellschaft zu besitzen. Dokumentieren Sie, wer jeder Verpflichtung in der Gründungsphase zugestimmt hat, denn Gründer und Handelnde können persönlich haften.

Fehlt Kapital, rekonstruieren Sie übernommene Einlagen, Banküberweisungen, Gründungskosten, Entnahmen, Gesellschafterdarlehen, Rechnungen und Vermögenswerte. Kapital darf legitime betriebliche Ausgaben finanzieren, aber weder erfunden noch über Scheingeschäfte sofort zurückgezahlt oder als privates Bargeld behandelt werden. Stoppen Sie Zahlungen an nahestehende Personen und holen Sie gesellschafts- und steuerrechtliche Beratung ein. Eine schwach finanzierte UG mit 1 EUR ist nicht allein deshalb rechtswidrig; ohne realistische Fähigkeit zur Begleichung fälliger Schulden weiterzuarbeiten, ist jedoch gefährlich.

Bei einer Tätigkeit ohne erforderliche Erlaubnis stoppen Sie den geschützten Tätigkeitsbereich, ermitteln die genau zuständige Behörde, sichern Werbung und Verträge, legen den Sachverhalt wahrheitsgemäß offen, beantragen die Genehmigung und organisieren Erstattungen oder eine sichere Übergabe an Kunden. Gewerbeanmeldung und Registereintrag sind keine Betriebserlaubnis. Bei Verstößen gegen das Aufenthaltsrecht ist ebenfalls sofortige migrationsrechtliche Beratung erforderlich, bevor Geschäftsführung oder Arbeit fortgesetzt werden.

Sind Steuererklärungen verspätet, reichen Sie korrekte Erklärungen auch dann ein, wenn die Zahlung derzeit nicht möglich ist. Kontaktieren Sie das Finanzamt frühzeitig mit Buchhaltung, Liquiditätsprognose, Verbindlichkeiten und einem glaubhaften Vorschlag; beantragen Sie bei Begründung die Herabsetzung zu hoher Vorauszahlungen oder eine rechtmäßige Stundung. Für einen Widerspruch beziehungsweise Einspruch gilt grundsätzlich die einmonatige Rechtsbehelfsbelehrung im Bescheid; er stoppt die Vollstreckung nicht automatisch. Verwenden Sie Rücklagen für Lohnsteuer oder Umsatzsteuer niemals als informelles Betriebskapital.

Bei Streit unter Gesellschaftern folgen Sie Gesellschaftsvertrag und Vereinbarungen zu Information, Abstimmungen, Geschäftsführung, zustimmungspflichtigen Geschäften, Übertragungen, Pattsituationen und Ausscheiden. Sichern Sie Protokolle, Einladungen, Abschlüsse und Kommunikation. Sperren Sie keinen vertretungsberechtigten Geschäftsführer aus, leiten Sie keine Vermögenswerte um, vernichten Sie keine Unterlagen und datieren Sie Beschlüsse nicht zurück. Ziehen Sie für registerrelevante Änderungen den Notar und vor einem Zusammenbruch des Betriebs einen Gesellschaftsrechtler oder Mediator hinzu.

Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung sind dringende rechtliche Prüfungen und nicht nur gewöhnlich niedriger Gewinn. Verantwortliche Vertreter müssen ohne schuldhaftes Zögern einen Antrag stellen. Die äußersten Fristen betragen drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung; sie sind keine Wartefristen (Insolvenzantragspflicht). Stoppen Sie bevorzugte Zahlungen an Insider, sichern Sie Liquiditätsunterlagen und nehmen Sie sofort insolvenzrechtliche Beratung in Anspruch. Eine Krisenberatung der Kammer kann unterstützen, verlängert aber keine gesetzliche Frist.